Veri İşleme Sözleşmesi

1. Taraflar ve Tanımlar

Bu Veri İşleme Sözleşmesi ("Sözleşme"), EEZYCLASS (https://eezyclass.com) adı altında web tabanlı ders programı ve sınav düzeni hazırlama yazılımı sunan aşağıdaki şirket ile bu yazılımda kurum hesabı açan okul arasında kurulur. Bu metin bir taslaktır ve yayımlanmadan önce şirket avukatınca gözden geçirilmelidir.

Veri İşleyen ("EEZYCLASS"): [EKSİK BİLGİ: Şirket unvanı] — Adres: [EKSİK BİLGİ: Şirket adresi] — Vergi Dairesi / No: [EKSİK BİLGİ: Vergi dairesi] / [EKSİK BİLGİ: Vergi numarası] — MERSİS: [EKSİK BİLGİ: MERSİS numarası] — Ticaret Sicil No: [EKSİK BİLGİ: Ticaret sicil numarası] — KEP: [EKSİK BİLGİ: KEP adresi] — E-posta: info@eezyclass.com — Telefon: +90532 494 57 40 — İrtibat kişisi: [EKSİK BİLGİ: Veri sorumlusu temsilcisi / irtibat kişisi] — VERBİS durumu: [EKSİK BİLGİ: VERBİS durumu].
Veri Sorumlusu ("Okul"): Platformda kurum hesabını açan ve veri işleme şartlarını elektronik olarak onaylayan okul. Okulun unvanı, adresi ve yetkilisi kurum hesabı kayıt bilgilerinden ve onay kaydından anlaşılır.

Tanımlar:

KVKK: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.
Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu.
Okul Verisi: Okulun programa yüklediği veya program içinde girdiği öğretmen, sınıf, ders ve öğrenci verileri.
Program: EEZYCLASS'ın sunduğu ders programı ve sınav oturma düzeni (Kelebek) yazılımı.
EEZY: Programdaki yapay zekâ asistanı.
Alt Veri İşleyen: EEZYCLASS'ın Okul Verisinin işlenmesinde yardım aldığı üçüncü taraf hizmet sağlayıcı.

2. Sözleşmenin Konusu ve Kapsamı

Bu Sözleşme, EEZYCLASS'ın Okul adına ve Okulun talimatıyla işleyeceği kişisel verilere ilişkin tarafların hak ve yükümlülüklerini KVKK md.4, md.5 ve md.12 çerçevesinde düzenler.

Sözleşme yalnız Okulun programa yüklediği veya program içinde girdiği öğretmen, sınıf, ders ve öğrenci verilerini kapsar. EEZYCLASS'ın kendi üyelik/hesap, faturalama, iletişim ve log verileri bu Sözleşmenin konusu değildir. Bu verilerde EEZYCLASS veri sorumlusudur ve ilgili işleme Gizlilik/Aydınlatma metinlerine tabidir.

Sözleşme, Okul yetkilisinin veri yüklemeden ÖNCE veri işleme şartlarını elektronik ortamda onaylamasıyla kurulur. Onay, tarih ve sürüm bilgisiyle kayıt altına alınır.

3. Tarafların Rolleri (Okul: Veri Sorumlusu, EEZYCLASS: Veri İşleyen)

Okul Verisinde: Öğretmen, sınıf, ders ve öğrenci verisinde veri sorumlusu OKUL'dur. Kişisel verilerin işlenme amaç ve vasıtalarını Okul belirler. EEZYCLASS ise Okul adına ve Okulun talimatıyla hareket eden veri işleyendir.

Platformun Kendi Verisinde: Üyelik/hesap, iletişim ve log verilerinde veri sorumlusu platform işletmecisi olan [EKSİK BİLGİ: Şirket unvanı]'dır.

Veri sorumlusu sıfatıyla Okul, KVKK kapsamındaki yükümlülüklerinden (aydınlatma, işleme şartının belirlenmesi, ilgili kişi başvurularının yanıtlanması, varsa VERBİS yükümlülüğü) sorumludur. VERBİS kayıt yükümlülüğü ve istisnaları Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik çerçevesinde her veri sorumlusu için ayrıca değerlendirilir; Okul bu değerlendirmeyi kendisi yapar.

4. İşlenen Veri Kategorileri ve İlgili Kişi Grupları

İlgili kişi grupları:

Öğretmenler
Öğrenciler (çoğunlukla reşit olmayanlar)
Kurum hesabını yöneten okul yetkilisi ve kullanıcılar (hesap verisi bakımından EEZYCLASS veri sorumlusudur)

Veri kategorileri:

Öğretmen verisi: ad-soyad, ders ve sınıf atamaları, program ve nöbet bilgisi. Okul, program e-postası özelliğini kullanırsa Öğretmenler ekranında kayıtlı e-posta adresi de işlenir.
Sınıf ve ders verisi: sınıf/şube ve ders bilgileri.
Öğrenci verisi: yalnız öğrenci adı, numarası ve sınıfı. Bu veriler yalnız Okul adına ve yalnız sınav oturma düzeni (Kelebek) için işlenir; başka amaçla kullanılmaz.
Asistan (EEZY) verisi: kullanıcının yapay zekâ cevabı istediği sorular ve sohbet geçmişi. Sohbet arşivi 365 gün saklanır.

Program neleri tutmaz: Program T.C. kimlik numarası, doğum tarihi, veli, telefon ve adres bilgisi tutmaz. e-Okul listesi içe aktarılırken bu sütunlar tanınıp atılır.

Özel nitelikli veriler (KVKK md.6): Sağlık, disiplin gibi özel nitelikli kişisel veriler programa yüklenmemelidir. Programın ders, nöbet ve sınav düzeni için bu verilere ihtiyacı yoktur. Okul, bu tür verileri programa yüklememeyi ve EEZY'ye yazmamayı kabul eder.

5. İşleme Amacı, Süresi ve Talimatla Bağlılık

Amaç: EEZYCLASS, Okul Verisini yalnız ders programı ve sınav düzeni hizmetinin sunulması amacıyla ve Okulun talimatıyla işler. Bu verileri kendi amaçları için kullanmaz. KVKK md.4 uyarınca işleme; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, belirli ve meşru amaçlarla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olacaktır.

Talimat: Okulun Programı kullanması, veri yüklemesi, e-posta gönderimi başlatması ve EEZY'yi kullanması Okulun talimatı sayılır. EEZYCLASS, bir talimatın mevzuata aykırı olduğunu düşünürse Okulu bilgilendirebilir.

Süre ve saklama: Ücretsiz kullanım devam ettiği sürece Okulun verisi saklanır. Okul kendi verisini program içinden istediği zaman silebilir. Asistan sohbet arşivi 365 gün saklanır.

İçe aktarma dosyaları: e-Okul ve MEBBİS'ten içe aktarılan dosya yalnız okunma anında sunucuda işlenir ve saklanmaz. Ayrıştırma sonucu tarayıcıya teslim edilince silinir. Dosyanın içeriği ve içindeki adlar sunucu günlüklerine yazılmaz.

Yapay zekâ asistanı: EEZY'ye soru yalnız kullanıcı yapay zekâ cevabı istediğinde gönderilir. Sorudaki ve sohbet geçmişindeki öğretmen ve öğrenci adları gönderilmeden önce tarayıcıda "[kişi]" olarak maskelenir. Ziyaretçi asistanında yalnız ziyaretçinin yazdığı soru gider.

Program e-postası: Okul isterse öğretmenlere kendi haftalık programı, Öğretmenler ekranında kayıtlı e-posta adresine platform üzerinden (Brevo, AB) gönderilir. E-postada öğretmenin adı ve programı yer alır. Bu gönderimi Okul başlatır.

Gizlilik: EEZYCLASS, Okul Verisine erişebilen personelinin gizlilik yükümlülüğü altında olmasını sağlar. Yüklenen veriler yalnız ilgili Okulun hesabında görünür.

6. Veri Yükleme Yetkisi ve Okulun Beyanları

Okul, aşağıdakileri beyan ve taahhüt eder:

Veriyi yükleyen kullanıcı, bunu okul müdürlüğünün bilgisi ve onayıyla yapmaktadır. Yetkisiz yüklemeden doğan sorumluluk yükleyene ve Okula aittir.
Okul yetkilisi veri işleme şartlarını onaylamadan programa veri yüklenemez.
Öğrenci ve öğretmenleri aydınlatma yükümlülüğü ve (gerekiyorsa) veli onayının alınması Okula aittir. Reşit olmayan öğrencilerin verisini Okul yalnız kendi hukuki dayanağı ve velilere karşı aydınlatma yükümlülüğü çerçevesinde yükler.
Okul, kişisel verilerin işlenme şartlarını (KVKK md.5) sağlamaktan sorumludur. Bu şartlar, kanunlarda öngörülme, hukuki yükümlülük, sözleşmenin ifası, meşru menfaat veya gerekirse açık rıza gibi dayanaklardan Okulun durumuna uygun olanıdır.
Okul, öğretmenin e-posta adresini kaydetmekle ve program e-postası hakkında öğretmeni bilgilendirmekle yükümlüdür.
Özel nitelikli kişisel veriler (sağlık, disiplin vb.) programa yüklenmez.
Yüklenen verilerin doğruluğu ve güncelliği Okulun sorumluluğundadır.

7. Veri Güvenliği Tedbirleri

KVKK md.12 uyarınca veri güvenliğine ilişkin uygun teknik ve idari tedbirlerin alınması hususunda veri işleyen, veri sorumlusuyla birlikte müştereken sorumludur. Bu kapsamda:

Her Okulun verisi yalnız o Okulun kurum hesabında görünür.
Veri yükleme, Okul yetkilisinin veri işleme şartlarını onaylamasına bağlıdır. Onay kaydı tarih ve sürümle saklanır.
Veri en aza indirme ilkesi gereği kimlik numarası, doğum tarihi, veli, telefon ve adres sütunları içe aktarma sırasında tanınıp atılır.
İçe aktarma dosyaları saklanmaz; içerik ve adlar sunucu günlüklerine yazılmaz.
EEZY'ye gönderilen soru ve sohbet geçmişindeki öğretmen ve öğrenci adları tarayıcıda "[kişi]" olarak maskelenir.
Barındırma ve e-posta hizmetleri için Bölüm 8'de sayılan alt veri işleyenler kullanılır.

Okul da kendi hesabına erişen kullanıcıları yetkilendirmek, kimlik bilgilerini korumak ve verileri yalnız yetkili kişilerin yüklemesini sağlamak gibi idari ve teknik tedbirleri almakla yükümlüdür. Ek teknik ayrıntılar için: [ŞİRKET AVUKATINCA DOĞRULANACAK].

8. Alt Veri İşleyenler ve Barındırma Hizmeti

Okul, EEZYCLASS'ın Okul Verisinin işlenmesinde aşağıdaki alt veri işleyenleri kullanmasına onay verir:

Barındırma: Hostinger — sunucular Almanya'da (Frankfurt, AB). Haftalık tam sunucu yedeği Litvanya'da (Vilnius, AB) tutulur.
E-posta gönderimi: Brevo (AB) — doğrulama, bildirim, üyelik onayı ve Okul isterse öğretmenlere haftalık program e-postası.
Yapay zekâ asistanı (EEZY): OpenAI (ABD) — yalnız kullanıcı açıkça yapay zekâ cevabı istediğinde.

Yeni bir alt veri işleyen eklenirse Okullara önceden bildirilecektir. EEZYCLASS, alt veri işleyenlerin bu Sözleşmedeki koruma düzeyine uygun yükümlülüklere tabi olmasını sağlamaya çalışır. Alt veri işleyenlerin eylemlerinden EEZYCLASS, Bölüm 14 çerçevesinde sorumludur.

9. Yurt Dışına Aktarım

Okul Verisinin işlenmesi sırasında aşağıdaki yurt dışı konumlar söz konusudur:

Hostinger sunucuları: Almanya (Frankfurt, AB).
Haftalık tam yedek: Litvanya (Vilnius, AB).
Brevo e-posta hizmeti: AB.
OpenAI yapay zekâ asistanı: ABD.

Bu aktarımlar KVKK md.9 ve Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarılmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik kapsamındadır. 7499 sayılı Kanunla değiştirilen md.9 uyarınca yurt dışına aktarım; yeterlilik kararı bulunmadığında, uygun güvencelerden biri olan Kurul'un standart sözleşmesine dayanır. Standart sözleşmenin imzadan itibaren 5 iş günü içinde Kurul'a bildirilmesi gerekir. Açık rızaya yalnız arızi aktarımlarda başvurulur.

ABD'ye yapılan aktarım yalnız kullanıcı yapay zekâ cevabı istediğinde gerçekleşir. Öğretmen ve öğrenci adları gönderilmeden önce tarayıcıda maskelenir. Ziyaretçi asistanında yalnız ziyaretçinin yazdığı soru gider. Standart sözleşmenin tarafları, imza ve bildirim ayrıntıları: [ŞİRKET AVUKATINCA DOĞRULANACAK].

10. Veri İhlali Bildirimi

EEZYCLASS, Okul Verisini etkileyen bir veri ihlalini fark ettiğinde ilgili Okula gecikmeksizin ve en geç 72 saat içinde bildirim yapar. Bildirimde, ihlalin niteliği, etkilenen veri ve kişi grupları ile alınan/alınacak tedbirler mümkün olduğu ölçüde yer alır.

Okul Verisi bakımından veri sorumlusu Okul olduğundan, ihlalin Kurul'a ve ilgili kişilere bildirimi konusundaki değerlendirme ve yükümlülükler KVKK md.12 çerçevesinde Okula aittir; EEZYCLASS bu konuda makul destek sağlar. Platformun kendi verisindeki ihlallerde EEZYCLASS, Kurul'a ve ilgililere KVKK md.12 uyarınca bildirim yapar.

11. İlgili Kişi Başvurularına Destek

Okul Verisi bakımından ilgili kişiler (öğretmenler, öğrenciler, veliler), KVKK md.11 kapsamındaki haklarını veri sorumlusu olan Okula karşı kullanır. Okul, md.13 uyarınca başvurulara en geç 30 gün içinde yanıt verir.

EEZYCLASS'a doğrudan bir başvuru ulaşırsa, başvurunun Okul Verisine ilişkin olması hâlinde ilgili kişi Okula yönlendirilir ve Okul bilgilendirilir. EEZYCLASS, Okulun bu başvuruları yanıtlaması için gerekli desteği verir. Okul, verileri program içinden görüntüleyebilir, düzeltebilir ve silebilir; verisini yedek ekranından dosya olarak indirebilir.

Platformun kendi verileriyle ilgili başvurular info@eezyclass.com veya [EKSİK BİLGİ: KEP adresi] üzerinden [EKSİK BİLGİ: Şirket unvanı]'a yapılabilir.

12. Sözleşme Sonunda Verilerin İadesi ve Silinmesi

Okul, verisini program içindeki yedek ekranından dosya olarak indirebilir ve programı ya da yedeklerini istediği zaman silebilir. Okul Verisini istediği zaman silme hakkı sözleşme süresince de devam eder.

Sözleşme sona erdiğinde EEZYCLASS, Okul Verisini Okulun tercihine göre iade eder (dosya olarak indirme yoluyla) ve/veya siler. Silme, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik ve KVKK md.4'teki "gerekli süre kadar muhafaza" ilkesi çerçevesinde yapılır. Kanunen saklanması zorunlu olan hâller saklıdır.

Sunucu yedeklerindeki kopyaların silinme süresi ve yöntemi: [ŞİRKET AVUKATINCA DOĞRULANACAK]. Asistan sohbet arşivi 365 gün saklanır.

13. Denetim ve Bilgi Verme

EEZYCLASS, bu Sözleşmedeki yükümlülüklere uyumu göstermek için gerekli bilgileri Okulun makul talebi üzerine sağlar. Okul, Sözleşmeye uyumu doğrulamak amacıyla bilgi talep edebilir. Denetim usulü ve ayrıntıları: [ŞİRKET AVUKATINCA DOĞRULANACAK].

Taraflar, Kurul veya yetkili mercilerin talepleri karşısında birbirlerine makul iş birliği sağlar. Sözleşmeyle ilgili yazışmalar için EEZYCLASS iletişim adresleri: info@eezyclass.com, [EKSİK BİLGİ: KEP adresi], +90532 494 57 40; irtibat kişisi: [EKSİK BİLGİ: Veri sorumlusu temsilcisi / irtibat kişisi].

14. Sorumluluk

EEZYCLASS, Okul Verisini bu Sözleşme ve Okulun talimatı dışında işlemesi hâlinde ve md.12 kapsamındaki tedbir yükümlülüklerini yerine getirmemesinden doğan zararlardan, mevzuatın öngördüğü ölçüde sorumludur.
Okul; veriyi yüklemekteki yetkisinden, aydınlatma yükümlülüğünden, gerekiyorsa veli onayından, verilerin hukuka uygun temin edilmesinden ve özel nitelikli veri yüklememe yükümlülüğünden sorumludur. Yetkisiz yüklemeden doğan sorumluluk yükleyene ve Okula aittir.
KVKK md.12 uyarınca veri güvenliği tedbirlerinin alınmasında taraflar müştereken sorumludur.
Sorumluluğun sınırları ve tazminata ilişkin ayrıntılar: [ŞİRKET AVUKATINCA DOĞRULANACAK].

15. Yürürlük ve Fesih

Sözleşme, Okul yetkilisinin veri işleme şartlarını elektronik ortamda onaylamasıyla yürürlüğe girer. Onay, tarih ve sürüm bilgisiyle saklanır. Öğretmen, okul ve öğrenci bilgileri, Okul yetkilisinin onayı olmadan programa yüklenemez.

Sözleşme, Okulun Programı kullandığı ve verisi Programda bulunduğu sürece geçerlidir. Okul, verisini ve/veya hesabını silerek kullanımı sona erdirebilir. EEZYCLASS'ın hizmeti sonlandırması veya Sözleşmenin ihlali hâlinde de Sözleşme sona erebilir; bu durumda Bölüm 12 hükümleri uygulanır.

Sözleşmede değişiklik yapılması hâlinde yeni sürüm Okul yetkilisinin onayına sunulur. Gizlilik, iade/silme ve sorumluluk hükümleri Sözleşme sona erdikten sonra da uygun ölçüde geçerliliğini korur. Uygulanacak hukuk ve yetkili merci: [ŞİRKET AVUKATINCA DOĞRULANACAK].

Veri Yükleme Onayı

Öğretmen, okul ve öğrenci bilgilerinin EEZYCLASS veritabanına yüklenmesi kabul edilmediği sürece programa veri yüklenemez; kabul, okul yetkilisinin onayıyla verilir.

Son güncelleme: 28 Eylül 2026. Bu belge yapay zekâ desteğiyle hazırlanıp site işletmecisi tarafından gözden geçirilmiştir; mevzuat bu tarihten sonra değişmiş olabilir.